Information till anordnare
Allmän arrangörskunskap för nybörjare
På denna sida finner du tips och råd. Det är inte alls ett måste att läsa detta men om du är nybörjare kan det vara en bra översikt över hur det kan fungera att vara med som anordnare/arrangör i Kulturnatta.
Arrangören, eller anordnaren som vi säger, är den som ansvarar för att ett arrangemang blir av med allt vad det innebär. Det betyder såklart att man ska se till att rätt förutsättningar finns för att genomföra ett evenemang. Exakt vilka förutsättningar som behövs, och vad som inkluderas i det ansvaret, beror helt och hållet på typen av evenemang och vilka omständigheter som evenemanget genomförs under. Följande saker kan inkluderas i det ansvaret:
- Lokal/plats, scen, teknik, utrustning, dekor etc.
- Programinnehåll: artist, grupp, innehållsrelaterade förutsättningar som arvoden, resor, boende etc., kringliggande evenemangsaktiviteter som mat/dryckesförsäljning, pausunderhållning och så vidare.
- Lagar och regler: det är anordnarens ansvar att evenemanget följer gällande lagar, regler och föreskrifter samt har alla erforderliga tillstånd för evenemanget.
- Licenser med t.ex. STIM vid musikframförande eller Swedish Film vid filmvisning
- Personal/arbetskraft (anställda eller ideella)
- Finansiering
Detta är som sagt inte en heltäckande lista och det finns inget generellt man kan säga som gäller alla evenemang. För ytterligare tips och råd vad gäller ert evenemang rekommenderar vi att ni kontaktar någon erfaren anordnare. Det finns även material att läsa. Vi kan tipsa om två handböcker som finns tillgängligt på nätet: MAIS arrangörshandbok som är framtagen av MAIS – Musikarrangörer i Samverkan, samt Arrangera det du vill. Den senare är skriven av Stefan Olsson och Marcus Frödin från Arvikafestivalen i samarbete med Kontaktnätet – en riksorganisation för ideella kulturföreningar.
Vem kan arrangera?
Som arrangör i Kulturnatta så måste ni skapa en kulturhändelse som är “fri för besökaren att uppleva”, dvs inte har någon entré eller avgift förknippat med kulturhändelsen, samt att den är tillgänglig för alla (såklart kan åldersgränser, antal besökare/lokal etc utgöra naturliga begräsningar).Vi rekommenderar att ni är en juridisk person. Juridisk person är en organisation, till exempel ett företag eller en förening. Det går naturligtvis att anordna saker som privatperson också, men då har du personligt ansvar för vad som händer och det kan vara svårt att få hyra lokal, boka artist och utrustning och så vidare. Det är också väldigt svårt att hantera pengar på korrekt sätt i samband med evenemang om man är en privatperson. Kontakta Skatteverket för att reda ut vad som gäller.
Ekonomi
Självklart kan man på många olika sätt spara på kostnader men intäkterna är ju viktiga oavsett om man är företag och behöver tjäna pengar på sin verksamhet som levebröd eller om man är förening med ett allmännyttigt mål.
Många satsar under Kulturnatta då man vet att det är ett bra tillfälle att synas, både som utövare och anordnare. Det är ju ett värde som kan betala sig långsiktigt också.
Men inget är ju helt “gratis” även om man kan vara duktig på att vara sparsam. Tid, kraft och pengar läggs oftast ner för ett bra arrangemang. Men hur får man råd att arrangera utan att ta entréintäkter? Här följer några tips:
- Tänk över vilka resurser ni har redan i dag. Personer som kan hjälpa till, utrustning, lokaler, kontakter. Allt mäts inte i pengar. Tänk “resurser” så kan ni få nya perspektiv.
- Prata med era nära i nätverk, arbetsplats, skola etc. Många har oanade kontakter och idéer och ofta behöver ni bara komma igång. Samarbete är ett nyckelord för Kulturnatta!
- Föreningar: sök sponsorer/partners, sök pengar/stipendier/bidrag, gör medlemsaktiviteter som ger intäkter, sälj medlemskap, samarbeta med andra.
- Företag/butiker: samarbeta med era leverantörer och kollegor. Försök koppla er verksamhet mot kulturhändelsen, ni har mycket närmare än vad ni kanske tror. Tänk på hur ni kan ta hand om besökarna som möjliga framtida kunder också. Anordna kringaktiviteter (allt behöver ju inte vara i programmet som kulturhändelser heller). Gör kundaktiviteter/inbjudningar. Anordna tävlingar, erbjudanden och använd skyltfönster kreativt! Stick ut under Kulturnatta och var delaktiga.
- Företag utanför centrumfyrkanten: ni kan också arrangera under Kulturnatta! Kontakta oss om ni vill veta mer.
- Att göra en kulturhändelse är en väldigt levande form av marknadsföring vilket i sig är ett stort värde!
Var söker man bidrag?
Det finns ett antal vägar att gå för att som ideell förening söka bidrag för aktiviteter. Här listas två som ni kan komma att stöta på om ni har verksamhet i Umeå:
- Umeå Kommun. Bidrag till föreningar, oavsett vilken förvaltning som bidraget kommer från, går via föreningsbyrån. För att få bidrag gäller att ni ska vara en ideell förening som är registrerad i Umeå Kommuns föreningsregister. Olika typer av bidrag har olika kriterier.
Umeå Kommun har också olika typer av stöd till företag och företag inom kultursektorn, men det är väldigt olika från fall till fall. - Region Västerbotten sköter numera de regionala kulturbidrag som tidigare handlades av landstinget.
Hur hittar man utövare?
För den som vill anlita professionella artister och andra kulturutövare finns det ett antal bokningsbolag, turnébolag eller produktionsbolag som man kan tillfråga. Bästa sättet att hitta rätt är att söka efter officiell hemsida till den artist ni vill boka. De har ofta uppgifter om hur man kontaktar dem för bokning. Ett antal professionella kulturutövare finns även att finna i Arbetsförmedlingens Kultur- och Nöjesbank.
Söker ni lokala akter så kan ni även kontakta oss på sandra(at)kulturnatta.com. Utövare som hör av sig till oss och anmäler sitt intresse att uppträda någonstans under Kulturnatta hamnar i vårt register och vi kan även tipsa andra anordnare om dem vid förfrågningar.
Slutligen finns det naturligtvis andra kontaktvägar också. Ni kanske själva är utövare av kultur, eller känner någon som skulle passa bra? Det är ofta mycket närmare än vad ni tror… Nyttja era kontakter.
Tillstånd
För många evenemang krävs det någon typ av tillstånd, oavsett om det är utomhus eller inomhus. Man söker tillstånd hos Polisen, som sedan lämnar tillståndsansökan på remiss till andra berörda parter, till exempel kommunen och räddningstjänsten. Är ni osäkra på om ni behöver söka tillstånd eller ej, kontakta polisen först och fråga. Man behöver även i många fall andra typer av tillstånd som ej inkluderas i polistillståndet. Umeå Kommun har en lista med ett antal tillstånd som det är vanligt att man behöver söka i evenemangssammanhang.
För de arrangemang som sker utomhus på stan i det offentliga rummet läs mer här
Upphovsrätt
Musik, bilder, logotyper, konst och annat som är skapat av en upphovsman kan och är ofta skyddat på ett eller annat sätt. Det är väldigt komplicerat att förklara hur allt sådant kan hänga ihop – enklaste sättet är att fråga utövaren/ansvarig direkt så får man ofta veta vad som gäller.
När ni på något sätt spelar upp upphovsrättsskyddad musik, till exempel från radio, CD-skiva eller liveartist oavsett om det är originalartisten eller en cover, ska ni betala pengar till upphovsmannen. Om musiken ifråga inte omfattas av detta behöver ni såklart inte betala licens. Många arrangörer och lokaler har redan sådana avtal, så kolla vad som gäller för dig.
Många av Sveriges upphovsmän är anslutna till STIM – Svenska Tonsättares Internationella Musikbyrå – som sköter om att ta betalt från de som spelar upp musiken, och betala ut till upphovsmännen. Även i de fall där upphovsmannen är utländsk är det STIM man anmäler till, då de har samarbete med andra, liknande, organisationer i andra länder. Läs mer om STIM, vad som gäller och hur man gör, på deras hemsida.
Tänk på: Kolla upp detta noga. ÄVEN om det påstås att “alla” måste ha en licens så stämmer inte det alls med verkligheten och landets lagar och regler. Kolla noga vad som gäller för just ditt arrangemang så du inte blir lurad. Exempelvis behöver man inte betala STIM-avgift för musik vars kompositörer/upphovsmän INTE är anslutna till STIM men det informeras inte så tydligt om då ingen organisation finns för detta. Behöver man då inte betala dessa upphovsmän? Jo, kanske det men de företräds inte av just STIM som organisation. Det kan vara bra att teckna ett avtal med de upphovsmän ert arrangemang berörs av som reglerar ersättningar och visst tycker vi att man ska betala om upphovsmannen vill ta betalt (inte alla vill det heller). Vidare gäller att för verk där upphovsmannen varit död ett visst antal år så behöver man heller inte betala avgifter. Vissa verk är skyddade utöver detta. Vad gäller då? Ja som sagt, vårt råd är att ni tar reda på vad som gäller genom att själva undersöka just ert arrangemang.
Säkerhet
Det är viktigt att ett evenemang är så säkert som möjligt vad gäller exempelvis brandskydd, utrymningsvägar, bevakning av ordningsvakter och polis, att byggnationer såsom scener är ordentligt gjorda och så vidare. Det är du som anordnare som är ansvarig för detta, men du kan få mycket hjälp med vad ni behöver tänka på från polisen när ni söker tillstånd. Räddningsverket har satt ihop en Säkerhetsguide för evenemang som vi kan rekommendera att ni läser för att kunna planera på bästa sätt.
Varför ska man vara med på Kulturnatta?
Vi kan tänka oss massor av anledningar men några anledningar är: Kulturnatta bygger på hundratals olika aktiviteter och arrangemang där alla vinner på att det händer så mycket på en gång runtom i stan. Antalet kulturhändelser och lokala kulturutövare som deltar gör att det garanterat kommer mycket folk till Umeå centrum denna dag. I och med att det mesta händer inom ett relativt begränsat område händer det ofta att besökarna råkar snubbla över något de inte hade väntat sig! Kulturnatta är alltså en fantastisk möjlighet för att marknadsföra sig som anordnare eller utövare, ett smörgåsbord av kulturhändelser och möjligheter.
Hur är man med?
Det räcker med att anordna en kulturhändelse som följer våra kriterier, samt anmäla den till oss (slutdatum för anmälan är 19 april) så kommer ni med i det officiella programmet. Läs mer om vad som krävs här
Om ni behöver hjälp och stöd kan ni kontakta oss. Det ska ni också göra först om ni vill anordna något i det offentliga rummet, eller inne på Umeå Folkets Hus.
När er kulturhändelse är klar så kan ni anmäla den till oss här.
Vad gör “Kulturnatta”?
Umeå Kulturnatta har tre huvudsakliga ansvarsområden i vårt centrala arbete, vilket vi också har finansiering för:
- Samordning och information
- Marknadsföra Kulturnatta som helhet
- Ett övergripande ansvar för det offentliga rummet
Samordningen handlar om bland annat informationssamordning. Vi ska informera anordnare och utövare om att Kulturnatta blir av, och vi ska samla in information från dessa för att sätta ihop programmet. Utöver detta samordnar vi t.ex. även lokaltilldelningen på Umeå Folkets Hus, även om det är Folkets Hus själva som slutligen tar beslut om vilka lokaler som ska användas till vad.
Vi försöker så gott det går att få till avtal med vissa leverantörer, exempelvis teknikleverantörer, flygbolag och hotell, som gör att aktörer som deltar i Kulturnatta kan få ett bättre pris eller ett enklare offertförfarande.
Marknadsföringen av Kulturnatta sker främst genom vår programtidning, där alla inkomna kulturhändelser presenteras. Vi har även hemsidan som ett viktigt marknadsföringsinstrument för programmet som helhet. Det är våra två viktigaste markadsföringsforum.
Utöver detta marknadsförs Kulturnatta som helhet på mängder av olika sätt och i olika kampanjer där datum presenteras och vår hemsidesadress eller hänvisning till programtidning för att läsa mer. Vi marknadsför då generellt sett ej enskilda kulturhändelser.
Det offentliga rummet tar vi ett övergripande ansvar för. Det innebär att vi söker polistillstånd och andra nödvändiga tillstånd för i stort sett hela centrum. Vi för dialog med polismyndighet, fältassistenter, ordningsvakter, räddningstjänst, samhällsbyggnadskontoret med flera för att säkerställa säkerhet och tillgänglighet över hela området.
Rådhusscenen
Vi bekostar (i samarbete med andra arrangörer, sponsorer och partners), bokar och programsätter en stor scen på Rådhustorget för att garantera en viss publiktillströmning till Kulturnatta som helhet. I det här arbetet beaktar vi publikströmningar väldigt mycket. Den “största” gästartisten (som man ofta kallar “headline”) sätter vi inte sist i programmet, utan den får en tid då barnfamiljer, seniorer och ungdomar kan vara kvar på stan, och innan sista reguljära lokalbussen går från Vasaplan. Rådhusscenen ska garantera en bra puls i Kulturnatta.
Vi strävar efter att Rådhusscenen ska bjuda på en mångfald av upplevelser och vi är alltid öppna för spännande förslag från arrangörer och partners som vill satsa på att anordna något där. Som ni förstår är det väldigt begränsat med tider dock. Vill ni som grupp framträda på huvudscenen så är ett tips att ni tidigt hör av er samt att ni gärna framhåller goda idéer på spännande programpunkter ni kan tänkas stå för.
Det lokala kulturlivet
Kulturnatta har ett fokus på det lokala kulturlivet. Detta gäller såväl anordnare som utövare. Vi har genom åren (statistik fr till 2012) haft 91% utövare från Västerbotten, varav 85% från Umeå. Vi strävar efter att få med så stor del av Umeås kulturliv som möjligt under Kulturnatta aktivt som anordnare och utövare. Vi stöttar och hjälper gärna och samarbete är vårt ledord!
Vad gör Kulturnatta inte?
Umeå Kulturnatta har centralt (tyvärr) varken uppdrag eller resurser till att bekosta anordnarnas scener, artister eller liknande. Kulturnatta bär inga bidrag som är ämnade för de c:a 150 olika huvudanordnare som gör Kulturnatta. Vi är mycket noga med att betona detta så att det är tydligt att det är upp till var och en att skapa sina förutsättningar att anordna en händelse.
Däremot så har vi ett kommunalt grundstöd och ett stort stöd av näringslivet för att vi ska klara av våra förutsättningar att arbeta med marknadsföring, samordning och ett övergripande ansvar för det offentliga rummet, d.v.s. grundförutsättningarna för Umeå Kulturnatta. Har ni svårt att få budgeten att gå ihop kan ni ändå höra av er till oss; det är möjligt att situationen går att lösa på något annat sätt, exempelvis genom att låna utrustning eller söka kommunala bidrag.
Vi bestämmer heller inte över anordnarnas program, utan det gör varje enskild anordnare. Vi agerar inte bokningsbolag, men kan ge tips eller förmedla kontakter om kulturutövaren har godkänt detta.
Vi har aldrig och kommer aldrig att begära att en anordnare arvoderar sina artister, utan det måste helt och hållet vara en överenskommelse mellan utövaren och anordnaren. Annars undergräver vi tillgängligheten för mindre artister att få synas, då en anordnare ofta hellre väljer en mer känd artist om det finns krav på arvodering.
Vi begär heller inte att en utövare/artist ska delta/uppträda utan ev. ersättning. Detta är också en överenskommelse helt och hållet mellan respektive utövare och anordnare.
Har ni fler frågor på vad vi gör och inte kan ni kontakta oss och ställa frågan. Om en fråga uppkommer tillräckligt ofta lägger vi troligtvis in den på hemsidan.
Programmet och tips och trick!
När er kulturhändelse är klar anmäler ni anordnare den till oss med målet att den ska hamna i vårt program. Er kulturhändelse kommer att synliggöras på två ställen; dels på hemsidan så fort vi hinner uppdatera, och dels i det tryckta program som kommer ut ungefär en vecka innan Kulturnatta går av stapeln.
Programmet sorteras normalt på platser/områden, och inom en plats sorteras de olika händelserna på tider, ifall det finns fler än en händelse. Om ni har sett tidigare program vet ni ungefär hur det kan se ut. Ett antal av kulturhändelserna kommer även att belysas i redaktionell form på hemsidan och i andra tryckta produkter, och där kan ni hjälpa till genom att skicka oss ett bra underlag till en artikel. Ju bättre underlag och ju intressantare kulturhändelse, desto större chans att den kommer med. Vi försöker dock ha artiklar som visar på bredden av Kulturnatta.
För varje kulturhändelse ni anmäler till oss får ni det utrymme som behövs för att berätta om den. Har ni fem kulturhändelser syns ni mer än om ni har två. Detta kan vara bra att tänka på ifall ni exempelvis har öppet hus med totalt fem olika aktiviteter. Det är tydligare för besökarna vad som händer hos er, och därmed större chans att de kommer, samtidigt som ni får ett större utrymme om ni berättar om varje kulturhändelse istället för att helt enkelt kalla det “Öppet hus”.
När det händer så mycket som det gör under Kulturnatta är det många som planerar sin “kulturvandring” in i minsta detalj, och kanske missar er händelse för att de inte vet när den sker. Om möjligt är det därför jättebra att sätta specifika tider på er kulturhändelse. Om det är något som sker “hela dagen” är det bättre att skriva till exempel “10.00-18.00”, då det ger besökarna en bättre bild av när de kan komma. Om ni vid programdeadline inte kan ange en exakt tid men kommer veta det innan Kulturnatta blir av så kan vi skriva att tider anges på er hemsida eller vår hemsida, så kan de som är intresserade själva hitta tiden.